FORMULACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS COMUNITARIOS
Sistema de Bibliotecas SENA
Sistema de Bibliotecas SENA
SENA, Dirección General Subdirección de Política Social División PPPU
Contenido: Jairo Luis Chaves Navia Jefe División PPPU Carlos Rincón SENA-Regional Valle Lucy Riveros de Concha SENA-Digeneral Diseño y Diagramación: Mariana Ramírez Silva Ilustraciones: Elías Taffur Miranda Levantamiento de Textos: TRAZAMOS LTDA. Impresión: IMPRENTA NACIONAL
De qué se trata?
En la cartilla anterior se dijo que la formulación de un proyecto constaba de dos partes: una, la elaboración del perfil del proyecto que fué el tema central de esa cartilla; y otra, el estudio de factibilidad o formulación del proyecto. La factibilidad abarca entre otros, los estudios técnicos, económicos, financieros y administrativos, los cuales requieren un tratamiento muy especial en los proyectos que por su complejidad, dimensión y costos así lo exigen. El propósito de la primera parte de esta cartilla es mostrar en que consiste la formulación de un proyecto y cómo se realiza.
En la segunda parte, veremos cómo la comunidad puede gestionar sus propios proyectos de desarrollo.
TEMAS
Formulación del proyecto
Hay proyectos que por su dimensión y costos requieren de estudios especiales para definir la posibilidad que tienen de realizarse. Este es el llamado estudio de factibilidad de un proyecto. Para determinar la factibilidad se deben analizar los siguientes aspectos:
1. El estudio técnico:
El propósito y método del estudio técnico depende de los objetivos y características del proyecto. Cuando se trata de la construcción y funcionamiento de una obra de infraestructura comunitaria, como un acueducto, un alcantarillado, una escuela, se requiere de la participación de personas especializadas en la materia. Las instituciones del Estado tienen oficinas, que en estos casos realizan los estudios técnicos.
Sin embargo, es importante que la comunidad participe en el diseño de la obra, brindando la información sobre las condiciones ambientales y sociales que determinan la factibilidad técnica del proyecto. En este sentido, la participación de la comunidad es muy importante porque:
La comunidad conoce, relativamente bien, sus propias condiciones ecológicas y sociales, por eso darle a conocer el propósito del proyecto, el diseño y las condiciones del mismo, para obtener de ella información y colaboración, garantiza no solo la calidad técnica del proyecto sino su funcionamiento eficaz en el futuro. Cuando el proyecto es de carácter productivo la factibilidad técnica estudia las diversas alternativas tecnológicas disponibles para seleccionar la más
apropiada, según las condiciones del mercado, los recursos disponibles y su beneficio económico y social.
Para seleccionar la mejor alternativa técnica se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
2. El estudio económico
Este tiene como objeto conocer los costos del proyecto, tanto los relacionados con la construcción de la obra o el montaje de la empresa como los de su funcionamiento futuro. Cuando el objetivo del proyecto es producir un bien o prestar un servicio, es necesario hacer un análisis más cuidadoso de la oferta y la demanda que cuando se trata de un servicio público básico. Para realizar este análisis de la oferta y la demanda el grupo de la comunidad que va a ejecutar el proyecto debe obtener información sobre:
Además se definen:
Si el proyecto es de servicios básicos, el estudio de la demanda se refiere al análisis de la cobertura del proyecto: esto es, la proporción de la población necesitada que se beneficiará del servicio. Ejemplo: El municipio de San Luis va a construir un acueducto que beneficiará a 20.000 habitantes de los 40.000 que tiene actualmente. El proyecto tendrá una cobertura del 50%.
En ambos casos, el estudio de la oferta y la demanda permite precisar las metas del proyecto.
El estudio económico debe incluir además el análisis de los costos de funcionamiento, es decir una explicación detallada de:
3. El estudio financiero
Aunque este estudio también tiene que ver con el dinero, como el estudio económico, la diferencia es que este analiza de dónde se va a sacar el din.ero que se necesita para la construcción de la obra y su funcionamiento futuro.
Es necesario saber por ejemplo:
4. El estudio administrativo
En esta parte del análisis, la comunidad especifica la forma particular como debe organizarse para poder desarrollar y ejecutar el proyecto. Para ello debe definir:
Además para alcanzar los objetivos se hace la programación de actividades para lo cual se fijan tareas y responsabilidades de acuerdo con un tiempo previsto para su ejecución. Con este fin se elabora un cronograma, el cual consiste en un cuadro donde se anotan cada una de las personas que participan en el proyecto, la actividad que van a ejecutar y el tiempo que tienen para realizarla.
Veamos un ejemplo:
Esta es la mejor forma de:
Después que se ha hecho con el estudio de, factibilidad un riguroso análisis de cada uno de los aspectos mencionados, elaboramos un documento resumen que tenga las siguientes partes:
c. Justificación Expone los problemas que motivaron el proyecto y los beneficios que obtendrá la comunidad con la ejecución del mismo. |
|
d. Estudio técnico: Consta de una síntesis de los requisitos de orden técnico que es necesario cumplir, en cuanto a recursos, clase, cantidad y proceso productivo del bien o servicio seleccionados. |
|
e. Estudio económico y financiero: Es una síntesis de los costos y la forma como se va a financiar el proyecto.
1. Estrategias:
Aquí se explica en forma resumida, cómo, dónde y con quién se van a lograr los objetivos.
g. Programación y control: Se presenta el cronograma y las formas de control establecidas para el seguimiento de las acciones. h. Administración del proyecto: Descripción breve de la forma como se van a combinar los distintos recursos a través de la gestión colectiva. Se incluye aquí la distribución de funciones y responsabilidades, los medios y métodos de comunicación y los procedimientos para toma de decisiones.
i. Evaluación: Se explican los procedimientos e instrumentos que se van a emplear para recoger y analizar la información que permita medir los avances periódicos del proyecto y hacer oportunamente los ajustes necesarios a la planeación y programación.
Actividad en grupo
Gestión de proyectos Comunitarios
Se entiende por gestión de proyectos la acción permanente de motivar, integrar y coordinar personas; y acopiar, distribuír y utilizar recursos, para que mediante el trabajo organizado, se produzcan los resultados previamente programados, que buscan satisfacer las necesidades de la comunidad.
Cuando es la misma comunidad quien investiga y analiza su realidad, propone soluciones a sus necesidades; planea, ejecuta, controla y evalúa sus proyectos, decimos que la comunidad está auto gestionando su desarrollo. El proceso de autogestión comunitaria se realiza durante las tres etapas del proyecto. Estas son:
1. La planeación La planeación comprende todas las actividades conducentes a la elaboración por parte de la comunidad, de su plan de desarrollo, desde la investigación y diagnóstico inicial, con base en el inventario de necesidades y recursos, hasta la formulación de los proyectos específicos, para las áreas que la comunidad haya seleccionado como prioritarias.
Todas las actividades que hemos estudiado hasta aquí forman parte de la etapa de planeación. Recordemos brevemente, cuáles son:
Si ya hemos ejecutado estas actividades entonces estamos listos para realizar la segunda etapa de la gestión de proyectos.
2. Ejecución
En la ejecución del proyecto se pueden diferenciar dos momentos:
a. El alistamiento
En este momento se preparan todos los recursos necesarios para poner en marcha el proyecto:
b. La operación
Es la puesta en marcha del proyecto y ejecución de la programación que se ha elaborado con anticipación. Durante la etapa de ejecución es necesario afinar más el proceso de organización y coordinación que se ha desarrollado en la etapa de planeación,
porque aparecen nuevas actividades; entran a participar otras personas; y sobre todo se interactúa con mayor intensidad con el medio externo.
Este proceso mediante el cual se garantiza la correcta y efectiva ejecución del proyecto se llama administración.
La administración es el proceso mediante el cual la comunidad planea, organiza, dirige y controla, durante toda la etapa de ejecución, la correcta utilización de los recursos humanos, físicos y financieros y la eficiente realización de las actividades conducentes a lograr los objetivos del proyecto. La administración del proyecto en su etapa de ejecución depende de sus objetivos y características.
Cuando se trata de la construcción y funcionamiento de una obra de infraestructura comunitaria, pueden presentarse dos situaciones:
En el primer caso las entidades deben darle a la comunidad la oportunidad de participar en la gestión de los proyectos. Mediante esta participación se obtienen los siguientes beneficios:
Cuando la obra es construida y administrada por la comunidad como un Centro de Capacitación o un Hogar de Bienestar, o se trata de una empresa asociativa creada y apoyada por la comunidad, esta debe procurarse la asesoría de una entidad pública o privada.
En este caso es la misma comunidad mediante sus representantes o el grupo asociativo, quien cumple directamente las funciones administrativas de:
1. Planeación
En varias ocasiones hemos tenido la oportunidad de mencionar la importancia de la planeación. Hemos visto como con la planeación garantizamos que los proyectos que emprendemos resulten apropiados a las necesidades comunitarias y puedan construirse y funcionar con máximo de eficacia y al menor costo posible.
Ahora, durante la etapa de ejecución del proyecto es necesario mantener las actividades de planeación para prever y anticiparnos a resolver las dificultades que puedan presentarse durante la construcción y operación del servicio.
Si se trata de una empresa asociativa, se deben realizar periódicamente investigaciones de mercado y sobre desarrollos tecnológicos que le permitan a la empresa tomar oportunamente decisiones que garanticen condiciones favorables de competitividad en el mercado.
2. Organización
La organización comprende todas las actividades conducentes a coordinar las personas asignando funciones, tareas y responsabilidades. Una de las primeras y la más importante tarea que debe realizarse para lograr una organización eficiente, es la de establecer la estructura administrativa de la empresa.
La estructura administrativa de la empresa puede presentarse esquemáticamente en un organigrama, pero para cada grupo, deben definirse sus funciones, responsabilidades y relaciones con las otras dependencias de la empresa. En el caso de la gestión de proyectos comunitarios o de empresas asociativas, dado el grado de interés y motivación del grupo por el éxito del proyecto, la organización puede adquirir un carácter sencillo que propicie la participación de todos los socios en el análisis, toma de decisiones y ejecución de tareas. Por ejemplo, se pueden crear comités para cada una de las áreas de la empresa:
Comité de mercadeo:
Encargado de las ventas; de mantener actualizados los registros de ellas; y de realizar investigaciones periódicas sobre oferta y demanda de los productos que ofrece la empresa.
Comité de producción:
Encargado del suministro oportuno de las materias primas, del desarrollo del proceso productivo, del mantenimiento de los equipos, etc.
Comité administrativo:
Encargado del manejo de la contabilidad y todo lo relacionado con el registro de la producción y el manejo financiero de la empresa. En general se pueden y deben crear tantos grupos o comités de trabajo cuantos sean necesarios, buscando especializar a las personas en la ejecución de sus funciones.
Además de definir en forma precisa las funciones de los comités deben determinarse las funciones de cada uno de los puestos de trabajo. El jefe de inventarios, por ejemplo, sería la persona encargada de mantener los materiales en cantidad suficiente para proveer oportunamente las materias primas. Además sería la persona responsable de controlar la entrada y salida de materiales y elementos y llevar el registro de inventarios.
En igual forma deben definirse las funciones y responsabilidades de cada uno de los demás puestos de trabajo que se requieran: contador, almacenista, tesorero, secretarias, vendedores, etc.
3. Dirección
En una empresa privada la función de dirección la ejecuta directamente el gerente de la organización a través de los jefes de los departamentos.
En la ejecución de los proyectos comunitarios y en las empresas asociativas también es muy importante garantizar una efectiva orientación y coordinación de las actividades de la empresa. Pero en estos casos dada la integración del grupo y su identificación con los objetivos, la dirección puede ser desempeñada por un grupo constituido por representantes de los diferentes comités de la empresa. No obstante que la dirección sea asumida por un grupo llamado Comité de Dirección, la empresa desde el punto de vista jurídico tiene que tener un representante legal, quien para estos fines tiene carácter de gerente de la empresa. El Comité de Dirección puede tener entre otras las siguientes funciones:
y al representante legal se le podrían asignar las siguientes funciones:
Estos son solo ejemplos de la asignación de funciones que cada comité y socios deben tener para poder desempeñar en forma coordinada todas las actividades de la empresa. La asignación de estas funciones es un proceso dinámico; cualquier cambio introducido en la empresa, afecta toda la estructura y es entonces necesario entrar a revisar la asignación de funciones y responsabilidades.
El éxito de una empresa depende en alto grado de la capacidad de sus socios para aceptar el cambio y adaptarse a nuevas circunstancias.
4. El control
La función de control tiene como objetivo obtener información permanente sobre la forma como se están llevando a cabo las actividades de la empresa, para tomar oportunamente medidas correctivas y garantizar el alcance de los objetivos previstos en la programación.
Para lograr un control efectivo es necesario, en primer lugar establecer los sistemas de información, precisando los datos que se deben recoger y los responsables de hacerlo. Son sistemas de información: la contabilidad, los registros de compras, el control de inventarios de materias primas, los registros de producción, los registros de venta, el control de existencias de mercancías, el control de las jornadas de trabajo, etc. Los sistemas de control al principio pueden ser muy sencillos pero deben ampliarse y mejorarse a medida que el avance del proyecto o de la empresa asociativa lo requieran. U no de los sistemas de información más importante es el control de calidad. Este puede realizarse tomando muestras periódicas del producto, para comprobar si cumplen las normas de calidad establecidas.
La calidad de un producto o de la prestación de un servicio es el más importante factor de competitividad de una empresa. El objetivo de los sistemas de información es el de medir resultados para compararlos con las metas Y' las normas preestablecidas.
Si los resultados no se ajustan a la programación es necesario tomar medidas correctivas, que pueden ser:
Si las fallas en los procesos se deben a deficiencias del recurso humano, es necesario motivar a los socios, brindarles oportunidades de actualización técnica y siempre mantener la disciplina de grupo. En resumen la función del control se realiza mediante las siguientes actividades:
3. La evaluación
Es la tercera y última etapa de la gestión de proyectos.
La evaluación es el proceso de comparación y análisis entre las metas propuestas y los resultados obtenidos.
Es un proceso de comparación porque confronta los resultados de las metas establecidas previamente, no solo en cuanto a cantidad sino también en cuanto a la calidad. La evaluación es un proceso de análisis porque busca establecer los factores (positivos o negativos) que determinaron el cumplimiento de las metas. La evaluación a diferencia del control es participativa; esto es, debe ser realizada por todos los miembros de la comunidad o todos los socios de la empresa, para que todos aporten el análisis y a la toma de las decisiones más convenientes de acuerdo con los resultados de ella.
La evaluación debe hacerse en las distintas etapas del proyecto. y al final del mismo, de acuerdo con las características del mismo (duración, cobertura, beneficios, etc.) Las evaluaciones periódicas durante el proceso permiten ajustar oportunamente el proyecto a las circunstancias nuevas que puedan presentarse y garantizar en esta forma el éxito del mismo.
Una forma de asegurar las evaluaciones en el proceso es el dejar consignada en la programación los momentos en los cuales esta debe realizarse.
La evaluación debe convertirse en un proceso permanente de investigación y capacitación donde la comunidad pueda mejorar el conocimiento que tiene de su realidad, identifique hechos nuevos que puedan afectarla y se mantenga informada sobre la forma como se llevan a cabo las soluciones comunitarias.
Actividad de grupo
Analicen en grupo las respuestas a las siguientes preguntas y escriban las conclusiones de su trabajo.
Cuáles son las actividades que debemos realizar para llevar a cabo las cuatro funciones administrativas:
Escaneo y organización de textos Regional Caldas Luz Marelby Giraldo Líder Biblioteca José Julián Escobar Auxiliar de Biblioteca Cindy Nayely Taborda Aprendiz Tecnóloga en asistencia administrativa Equipo de gestión del Sistema de Bibliotecas: Martha Luz Gutiérrez Ortega Gestora Del Sistema De Bibliotecas SENA Adriana Rincón Avendaño Diseñadora Gráfica Líder Proyecto De Digitalización Del SBS
Versión Digital:
Alberto Mario Angulo Flórez
Instructor SENA
Angie Tatiana Lozano Calderon
Coordinadora a Cargo SBS
Wilson Jhoan García
Aprendiz Producción Multimedia SBS
Centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC’s
SENA – Bogotá
Centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC’s
SENA – Bogotá
2012
